Arbeitsabläufe bei Leistungsnachweisen automatisieren

Bei vielen Standard-Leistungsnachweisen sind viele Dinge immer wieder gleich abzuarbeiten: Ich lege den Termin fest, erstelle eine Aufgaben in meiner To-Do Liste (“Schulaufgabe XY erstellen…”), erstelle das Aufgabenblatt in Word aus einer Vorlage und gebe die Arbeit korrigiert und eingesammelt innerhalb der Frist bei Fachbetreuung oder Schulleitung ab. Außerdem möchte ich zum Teil an diese Aufgaben auch noch erinnert werden. Viele diese Dinge kann man ohne zutun Power Automate erledigen lassen.

Szenario

Bei Leistungsnachweisen aus einem Kalender (zum Beispiel aus WebUntis, Outlook…) soll folgendes automatisch ablaufen:

  • Die Aufgabe “[Leistungsnachweis] Klasse XY erstellen” soll mit Fälligkeit am Termin des Leistungsnachweises in Microsoft To Do erstellt werden.
  • Auf OneDrive soll ein Worddokument aus einer Wordvorlage als Aufgabenblatt entsprechend Fach und Art des Leistungsnachweises erstellt werden.
  • Ich möchte per Mail an die Erstellung dieser Datei und des anstehendes Termins hingewiesen werden.
  • Die Aufgabe “[Leistungsnachweis] Klasse XY abgeben” soll mit Fälligkeit 4 Wochen nach Termin des Leistungsnachweises in To Do erstellt werden.
  • Eine Woche vor Fälligkeit der Abgabe möchte ich daran erinnert werden.

Vorbereitungen für WebUntis

Wir benötigen Zugriff auf den Kalender mit den Leistungsnachweisen. Falls das eh ein Outlook-Kalender ist, ist das völlig problemlos. Andere Kalender können zum Beispiel über iCal synchronisiert werden. Falls man die Leistungsnachweise in WebUntis pflegt, ist es möglich den Stundenplan in Microsoft 365 zu synchronisieren (iCal). In der Datei müssen allerdings die Prüfungen mit übergeben werden bzw. gekennzeichnet werden. Das kann der WebUntis-Admin in den Ansichtseinstellungen ändern:

Die Termine kommen dann mit der Art des Leistunsgnachweises an:

Zwei Probleme treten hier auf:

  1. Übergeben werden immer nur angekündigte Leistungsnachweise.
  2. Die Synchronisation ist oftmals sehr träge. Für kurzfristig angesetzte Leistungsnachweise ist das also bedingt geeignet.

Flow einrichten

Zunächst wählen wir anstehende Termine in einem bestimmten Kalender aus. Anstehend heißt bei 7 Tagen 10080 Minuten.

Dann setzen wir eine Bedingungen und gucken ob in einem Termin Schulaufgabe und BwR enthalten sind:

Falls Ja machen wir folgendes: Es werden zwei Aufgaben erstellt (Erstellung und Abgabe des Leistungsnachweises). Dann wird aus einer Word-Vorlage ein Dokument erstellt. Das wird das Aufgabenblatt. Schließlich möchten wir darüber noch informiert werden und senden uns über den Vorgang eine Mail zu.

Bei den Aufgaben setzen wir entsprechend Fälligkeitsdatum und ggf. eine Erinnerung. Auch können wir die Aufgabe schon einem bestimmten Ordner/Aufgabenliste zuordnen:

Da die Aufgabe 7 Tage vor dem Termin erstellt wird und wir 4 Wochen zum Abgeben Zeit haben, addieren wir 37 Tage hinzu:

addDays(utcNow(),37)

Die Vorlage, die wir bei einer BwR-Schulaufgabe verwenden wollen, rufen wir ab:

Wir erstellen daraus eine neue Datei. Im Dateinamen steht der Termin des Leistungsnachweises.

Damit ist sie eindeutig benannt und später auch leicht identifizierbar:

Am Schluss noch die Mail basteln:

Trifft die Bedingung anfangs nicht zu, machen wir bei Nein weiter und können eine neue Bedingung abfragen. In diesem Fall ob im Betreff des Termins die Wörter BwR und Kurztest vorkommen. Danach geht es identisch weiter. Die einzelnen Bausteine kann man kopieren und aus der Zwischenablage einfügen.

Aus Gründen der Übersicht sollte man das aber irgendwann beenden und dann lieber einen neuen Flow erstellen bzw. kopieren. Am besten nach Fach, Jahrgangsstufe etc.

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